Firma Elettronica

Potenzia la Tua Azienda con la Firma Elettronica di SmartMark

Con SmartMark di OSItalia, abbiamo trasformato la gestione documentale digitale.
Ora puoi aggiungere la Firma Elettronica ai tuoi processi, assicurando che ogni documento sia autentico, sicuro e legalmente riconosciuto in tutta l'Unione Europea.

Abbiamo realizzato il portale di Firma Digitale e lo abbiamo anche integrato nei Software Gestionali Erp.

Valida Legalmente

SmartMark offre firme elettroniche con validità legale garantita e massima sicurezza.

Protezione Totale

SmartMark assicura protezione totale dei documenti con firme sicure.

Processi Semplificati

SmartMark semplifica i processi di firma, rendendoli rapidi ed efficienti.

Versatilità d’Uso

SmartMark offre versatilità d’uso per adattarsi a ogni esigenza aziendale.

La soluzione completa ed integrata per la firma elettronica

SmartMark consente l’uso di tutte le tipologie previste dalla normativa vigente: firma semplice, avanzata, qualificata (digitale).

Conformità e Sicurezza Garantite con Ogni Firma Apposta tramite SmartMark

Ogni firma apposta tramite SmartMark possiede il valore legale riconosciuto per operazioni ufficiali, garantendo conformità e sicurezza integrata nelle tue applicazioni gestionali

SmartMark: Flessibilità e Sicurezza per Ogni Esigenza di Firma Aziendale

Grazie a SmartMark, le aziende possono scegliere la tipologia di firma più adatta alle proprie esigenze, mantenendo efficienza e assicurando l’autenticità e l’integrità dei documenti firmati in ogni processo.

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Workflow di Firma Elettronica

I workflow di firma, accessibili tramite l’interfaccia utente di SmartMark, permettono di includere in ogni processo un gruppo di documenti e gestiscono l’apposizione di firme multiple (firmate da soggetti diversi) e firme ripetute (più firme dallo stesso soggetto su varie sezioni del documento).

Firme Multiple e Ripetute per Ogni Documento

SmartMark consente l’apposizione di firme multiple e firme ripetute per ogni documento, rendendo il processo di firma flessibile e adattabile alle necessità aziendali.

Grazie a questa funzionalità, diversi soggetti possono firmare lo stesso documento, mentre un singolo utente può apporre la propria firma in più sezioni, garantendo così un controllo totale e una gestione avanzata dei flussi di approvazione

Workflow Intuitivi e Personalizzabili tramite SmartMark

SmartMark offre workflow di firma elettronica intuitivi e completamente personalizzabili, permettendo alle aziende di adattare ogni processo di firma alle proprie esigenze specifiche.

Con template configurabili e una gestione user-friendly, SmartMark consente di definire ruoli, tipi di firma e sequenze di approvazione, garantendo un’esperienza di firma fluida, efficiente e perfettamente integrata nei flussi operativi aziendali.

Un'unica autorizzazione in più sezioni

SmartMark consente di firmare, con un’unica autorizzazione, un singolo documento in più sezioni o un insieme di documenti. Al termine del processo di firma, tutti i documenti vengono caricati nel sistema di gestione documentale e archiviati automaticamente in conservazione, secondo le regole dell'AGID

Definizione delle anagrafiche degli utenti firmatari

Possibilità di configurare le informazioni dei firmatari per un’identificazione sicura e tracciabile.

Configurazione di template standard

Per creare rapidamente processi di firma, adattandoli alle esigenze più comuni.

Creazione di workflow personalizzati

Gestione di processi di firma tramite template standard o configurazioni ad hoc per ciascun documento.

Verifica e gestione dei workflow

Controllo completo di ogni fase del workflow di firma, dal lancio alla conclusione.

Conservazione a norma con markCon

Una soluzione di archiviazione che garantisce la conformità legale e la sicurezza dei documenti firmati.

Template del processo di firma

La funzionalità di definizione template del processo di firma in SmartMark consente di creare e configurare iter di firma standardizzati, adattabili alle esigenze aziendali.

Attraverso l’uso di template predefiniti, è possibile stabilire parametri chiave quali:

Tipologie di Firma: selezionare il tipo di firma necessario (semplice, avanzata, qualificata - digitale -, sigillo) per ogni fase del processo.

Ruoli e Soggetti Coinvolti: specificare i firmatari e i loro ruoli, assicurando che ogni documento venga approvato dai soggetti corretti.

Sequenza di Firma: definire l’ordine in cui le firme devono essere apposte, garantendo un flusso organizzato e conforme.

Notifiche e Autenticazione: automatizzare l'invio di notifiche e l’utilizzo di OTP per aumentare la sicurezza del processo.

Questa struttura template permette di impostare flussi di firma personalizzati e ripetibili, ottimizzando l'efficienza e la gestione dei documenti aziendali.

Maggiori Informazioni

Il portale di Firma Elettronica

SmartMark è una soluzione completa per la firma elettronica e la gestione documentale, completamente integrata con i gestionali di OSItalia, disponibile anche attraverso il portale SMARTMark

Gestione Documentale e di Conservazione della Firma Elettronica

Il sistema di conservazione di Entaksi distribuito da OSItalia è pienamente conforme alle disposizioni stabilite nelle Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici e nel Regolamento sui criteri per la fornitura dei servizi di conservazione dei documenti informatici, emanati
dall’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID).

Questi standard ottenuti da Entaksi Spa, garantiscono che il sistema aderisca rigorosamente ai criteri di qualità e sicurezza richiesti per i conservatori qualificati, assicurando una gestione affidabile e conforme dei documenti aziendali.

ISO 27001

ISO 9001

ISO 20000-1

ISO 22301

ISO 14721 OAIS

ETSI EN 319 401 e ETSI TS 119 511

Gestione Documentale
I documenti Firmati Elettronicamente

SmartMark offre una gestione documentale avanzata per tutti i documenti firmati elettronicamente, attraverso MarkDoc.

Al termine del processo di firma, i documenti vengono automaticamente archiviati nel sistema di gestione documentale e di conservazione, conforme alle normative vigenti.
Ogni documento firmato è facilmente accessibile, organizzato e ricercabile, permettendo alle aziende di mantenere il pieno controllo e la tracciabilità della documentazione in ogni fase del ciclo di vita del documento.

Attività in Coda

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Attività Completate

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Abbiamo integrato la Firma Elettronica
Nei gestionali OSItalia

SmartMark è integrato nativamente con OS1, il gestionale di OSItalia, offrendo una soluzione perfettamente integrata per la gestione e la firma elettronica dei documenti.

Questa sinergia rende i flussi di lavoro ancora più efficienti e sicuri, supportando le aziende nell'ottimizzazione della gestione documentale direttamente all'interno del sistema gestionale.

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